Succesfactoren voor de samenwerking
We hebben honderden teams begeleid bij het uitvoeren van hun OGSM. Uit die ervaringen hebben we drie succesfactoren gedestilleerd:
- Dialoog: Het gesprek over de voortgang van het plan. De dialoog draait om twee vragen. Doen we de dingen goed? En: Doen we de goede dingen?
- Discipline: Het uitvoeren van het plan vergt een grote mate van discipline om de voortgang vast te leggen, regelmatig bij je plan stil te staan, vast te houden aan de agenda en je plan bij te werken.
- Eigenaarschap: De eigenaren van acties en strategische keuzes delen informatie over de voortgang en vragen het team mee te denken of te helpen als dat nodig is. Door het eigenaarschap duidelijk te beleggen, voorkom je onduidelijkheid in het team.
Werkwijze: doen, leren en bijsturen
Vanuit de praktijk hebben wij een werkwijze ontwikkeld die toepasbaar is voor alle soorten OGSM-plannen: van projectplan tot jaarplan, van persoonlijk plan tot meerjarenplan.
De totale looptijd van het plan hak je in kleinere stukken. Zo ontstaan periodes die te overzien zijn. In een project zijn dit bijvoorbeeld de projectfasen. In een organisatie kunnen dit kwartalen zijn. Tijdens zo’n periode houd je de voortgang in de gaten en aan het eind evalueer je de resultaten. Zo heb je twee soorten teamsessies:
- Doensessie. In deze sessie geef je met je team antwoord op de vraag: doen we de dingen goed? Het betreft een periodieke sessie waarbij de focus ligt op de voortgang van de acties.
- Bijstuursessie. Deze sessie richt zich op de voortgang van de strategische keuzes en geeft daarmee antwoord op de vraag: doen we de goede dingen?
Doensessie: voortgang van de acties
Het doel van de doensessies is inzicht te krijgen in de acties die niet volgens plan verlopen en te bepalen hoe de uitvoering van deze acties verbeterd kan worden. De eigenaren van de acties bereiden de sessie voor door de status van hun actie bij te werken. Het verkeerslicht is hiervan de belangrijkste: staat de actie op groen, oranje of rood?
In de sessie bespreekt het team de acties die niet volgens plan verlopen en hoe ze de uitvoering ervan kunnen verbeteren.
Bijstuursessie: voortgang van de strategische keuzes
Het doel van de bijstuursessies is te leren van de resultaten van de acties en de OGSM bij te werken aan de hand van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. De focus van de bijstuursessie ligt echter op de strategische keuzes en indicatoren. De eigenaren rapporteren voorafgaand aan de sessie over de status.
In de sessie bespreekt het team de strategische keuzes en bespreken ze welke wijzigingen ze moeten doorvoeren in de OGSM. Komen er nieuwe acties bij? Moeten de prioriteiten of deadlines wijzigen? Zijn er acties niet meer relevant?
In het boek ‘OGSM in de praktijk’ geven we een volledig overzicht van de voorbereiding en de agenda van de doen- en bijstuursessies.
Jaarplannen in OGSM
In veel organisaties werken teams met jaarplannen. In het najaar bepalen ze het plan voor het komend jaar. Gedurende het jaar monitoren ze maandelijks de acties en elk kwartaal de strategische keuzes. Door elk kwartaal bij te sturen is je plan echter altijd actueel.
We zien daarom steeds meer organisaties die een zogenoemde rollende planning hanteren. Ze gebruiken de bijstuursessies om het plan te actualiseren en twee tot vijf kwartalen vooruit te kijken.
OGSM in de praktijk
Dit artikel is een samenvatting van een hoofdstuk van het boek ‘OGSM in de praktijk’. Meer informatie vind je op ogsmindepraktijk.nl
Of bestel het boek direct bij Managementboek of bol.com.
Blijf op de hoogte
Schrijf je in voor de nieuwsbrief “OGSM in de praktijk” en ontvang maandelijks nieuwe inspiratie over het werken met OGSM.
