Stap 0: Voorbereiding
Een goed begin is het halve werk. Tijdens de voorbereiding geef je antwoord op de volgende vragen:
Wie is de eigenaar van het plan en voor welk team is het plan bedoeld?
De OGSM-eigenaar is verantwoordelijk voor de resultaten en dus voor de inhoud van het plan. Het team bestaat uit de mensen die straks het plan uitvoeren en sturen op de resultaten.
Wat zijn de eisen en wensen die we stellen aan de inhoud van het plan?
De essentie van een goed plan is: kiezen. Maar hoe maak je straks de juiste keuzes? De eisen en wensen helpen bij deze keuze. Eisen zijn keihard. Het zijn punten waaraan je plan móet voldoen. Ideeën die niet voldoen aan de eisen vallen per definitie af. De wensen gebruik je om uit alle goede ideeën de beste te kiezen.
Wat zijn de uitdagingen waarop ons plan antwoord moet geven?
Denk na over de uitdagingen die je tijdens de looptijd van het plan moet overwinnen. Op welke vragen moet de OGSM eigenlijk antwoord geven? Uitdagingen hebben altijd te maken met de omgeving (extern: kansen en bedreigingen) of met het team of de organisatie (intern: krachten en kwetsbaarheden).
Formuleer uitdagingen altijd als vraag. Begin met “Hoe kunnen we…” of “Hoe kan ik…” Zo prikkel je in de volgende fase de creativiteit van jezelf en het team om te zoeken naar antwoorden.
Je kunt vast een heleboel uitdagingen benoemen, maar het gaat om de belangrijkste. Selecteer maximaal vijf uitdagingen.
Stap 1: Ambitie
We starten met het bepalen van de ambitie. Dat is een lastig proces. Vooral het maken van de juiste formulering kan tijdrovend zijn. Begin met bepalen van de horizon, dat is het moment dat de ambitie gerealiseerd moet zijn.
Vervolgens ga je naar de inhoud van de ambitie. Begin met de drie losse woorden die niet in de ambitie mogen ontbreken. Zo ligt de focus op de inhoud en (nog) niet op de formulering.
In de formulering moet zowel het waaróm als het hóe terugkomen. In het boek ‘Business- plan op 1 A4’ wordt de formulering ‘[DOEL] door [DOEN]’ geïntroduceerd als hulpmiddel om de twee onderdelen van de ambitie in één zin te zetten. Bijvoorbeeld:
Over 5 jaar is Sunergie een succesvol internationaal opererend bedrijf door meer rendement te halen uit zonnepanelen voor consument en klimaat.
Stap 2: Doelstellingen
De doelstellingen maken de ambitie concreet en meetbaar. Bepaal de belangrijkste onderdelen van de ambitie en bepaal voor elk onderdeel een of meer doelstellingen. De vragen “Hoe zien we dat…?” of “Waaruit blijkt dat…?” kunnen hierbij helpen.
Stap 3: Strategische keuzes
Hoog tijd om de route te bepalen. Welke belangrijke keuzes moet je maken om de ambitie (en dus ook de doelstellingen) te realiseren? Dat doe je in twee stappen: ideeën bedenken en keuzes maken.
De uitdaging is om eerst veel ideeën te bedenken. Het eerste idee is namelijk zelf het beste idee. Het bedenken van ideeën doe je aan de hand van de ambitie en de uitdagingen:
- Hoe kunnen we onze ambitie realiseren?
- Uitdaging 1: Hoe kunnen we…?
- Uitdaging 2: Hoe kunnen we…?
- Enzovoort.
Bedenk daarna voor elke uitdaging minimaal drie goede ideeën. Doordat je de uitdagingen als vraag hebt geformuleerd vormen ze een mooie basis voor de brainstorm om ideeën te genereren.
Keuzes maak je door de ideeën te filteren op de gestelde eisen en door ze te scoren op de eisen en wensen. Zo krijg je een gerangschikte lijst van ideeën die je gebruikt om maximaal vijf strategische keuzes te maken.
Formuleer nu de strategische keuzes. Beschrijf zowel het doel van de strategische keuze als hoe je dit doel wilt bereiken.
Stap 3: Maatregelen – Indicatoren en Acties
Met de maatregelen blikken we vooruit naar de uitvoering: hoe houd je de voortgang in de gaten en wat ga je concreet doen?
Indicatoren
Formuleer per strategische keuze minimaal één indicator voor het waarom en één indicator voor het hoe. Gebruik net als bij de doelstellingen ook hier de vragen “Hoe zien we dat…” of “Waaruit blijkt dat…” Bij elke indicator noteer je de titel, de streefdatum, de streefwaarde en de eenheid. Bedenk steeds of een indicator jou en je team gaat helpen om te sturen op het resultaat. Zo niet, haal de indicator dan uit je OGSM.
Acties
Brainstorm per strategische keuze over de acties. Wat kun je doen om de gewenste resultaten te bereiken? Vaak is dit de eenvoudigste stap. Voorkom lange actielijsten en maak keuzes. Het kan helpen de acties te scoren op hun toegevoegde waarde en haalbaarheid.
Maak de actie heel concreet! Geef bij elke actie in de OGSM duidelijk aan wat er precies moet gebeuren (een actie bevat dus altijd een werkwoord) en bij voorkeur ook wat het doel van de actie is. Dan zie je direct waarom een bepaalde actie relevant is.
Bepaal tot slot de deadlines en eigenaren van de acties, zodat je gereed bent voor de uitvoering en check met elkaar of de planning haalbaar is.
Drie routes voor het opstellen van je OGSM
Het stappenplan in dit artikel volgt de koninklijke route door de OGSM. Je gaat stap voor stap de vier letters af: Objective (ambitie), Goals (doelstellingen), Strategies (strategische keuzes) en Measures (maatregelen). Dat is echter lang niet altijd de beste route. Vanuit onze praktijk onderscheiden we drie routes:
- Start vanuit de droom: ambitie
- Start vanuit de potentie: strategische keuzes
- Start vanuit de praktijk: acties
De voorbereiding (stap 0) is voor alle routes gelijk.
In het boek hebben we deze routes verder uitgewerkt.
OGSM in de praktijk
Dit artikel is een samenvatting van een hoofdstuk van het boek ‘OGSM in de praktijk’. Meer informatie vind je op ogsmindepraktijk.nl
Of bestel het boek direct bij Managementboek of bol.com.
Blijf op de hoogte
Schrijf je in voor de nieuwsbrief “OGSM in de praktijk” en ontvang maandelijks nieuwe inspiratie over het werken met OGSM.
