Een plan: de dingen die je gaat doen
In een plan is vastgelegd welke acties je gaat uitvoeren en welke resultaten je daarmee nastreeft. Dit kan een strategisch plan voor de organisatie zijn, maar ook het jaarplan van een team. Als het goed is, ga je niet over één nacht ijs bij het opstellen van je plan. Je denkt bewust na over de uitdagingen waar je voor staat, de ambitie en doelstellingen die je wilt realiseren, de belangrijke keuzes die je maakt en de acties die je gaat doen.
Kort gezegd: in je plan staan de dingen die je gaat doen en de te verwachten resultaten.
Tijdens het uitvoeren van je plan kom je er al snel achter dat de realiteit anders is dan verwacht. De omstandigheden veranderen en bepaalde acties werken beter of slechter dan verwacht. Het is daarom heel belangrijk regelmatig als team een goed gesprek te hebben over de voortgang. Hierin staan twee vragen centraal:
- Doen we de dingen goed?
- Doen we de goede dingen?
De “dingen” in OGSM
OGSM is een methode om je plan in één overzicht weer te geven. De vraag “Doen we de dingen goed?” gaat over de uitvoering van de acties. De vraag “Doen we de goede dingen?” gaat over de strategische keuzes, waarbij je de indicatoren op het dashboard gebruikt om inzicht te krijgen in de resultaten van de acties.
Vraag 1: Doen we de dingen goed?
De eigenaar van een actie geeft elke maand een statusupdate van de voortgang
De eerste vraag gaat over de uitvoering van je plan. In de OGSM leg je vast welke acties je uitvoert en wanneer deze afgerond moeten zijn. Houd gedurende de uitvoering van de acties een vinger aan de pols om te controleren of de uitvoering naar wens verloopt. De eigenaar van de actie is er verantwoordelijk voor om het team op de hoogte te houden van de voortgang. Dit betekent dat deze regelmatig een update geeft over het werk dat gedaan is, maar vooral over de status: verloopt de actie naar wens? Verwacht de eigenaar de actie op tijd af te ronden en de afgesproken resultaten op te leveren? Zo niet, dan is het belangrijk dat hij of zij een signaal afgeeft.
Bepaal hoe je de uitvoering van de acties kunt verbeteren
Als de dingen niet goed verlopen, moet je als team nadenken over maatregelen. Moet je meer energie en tijd in een actie steken? Kunnen we obstakels uit de weg ruimen? Of moeten we toch besluiten om met minder genoegen te nemen of de deadline te verschuiven? Zo zorg je ervoor dat je de dingen goed doet. En als dat niet het geval, dat je op tijd verbeteringen doorvoert.
Hoe vaak voer je dit gesprek? Een vuistregel die wij hanteren is om maandelijks bij de uitvoering van acties stil te staan.
Vraag 2: Doen we de goede dingen?
Evalueer elk kwartaal de voortgang van de strategische keuzes
De tweede vraag gaat over de resultaten van je plan. Leveren de acties die je uitvoert ook daadwerkelijk de resultaten die je nastreeft? Leveren ze (uiteindelijk) een bijdrage aan het realiseren van je ambitie en doelstellingen? Je kunt acties nog zo goed uitvoeren, als ze niet de juiste resultaten opleveren, zijn ze zinloos. Zonde van de inspanning en investeringen.
Zorg er dus voor dat je de goede dingen blijft doen. Dit betekent dat de eigenaar van een strategische keuze (samen met het team) periodiek evalueert wat de resultaten van de acties zijn. Leveren deze voldoende en de juiste bijdrage aan de strategische keuze? Zo niet, dan is een goed gesprek nodig over hoe je kunt bijsturen.
Bepaal hoe je de resultaten kunt verbeteren
Het gesprek begint met nadenken wat de oorzaken van de tegenvallende resultaten zijn. Zijn er externe factoren? Ligt het aan de uitvoering van de acties? Of hebben we verkeerde aannames gedaan bij het bepalen van de acties?
Het is vooral belangrijk als team na te denken wat dit vervolgens betekent: Welke acties zijn niet meer relevant? Welke acties moeten we wijzigen of toevoegen? Zorg ervoor dat je de goede dingen blijft doen, ook als omstandigheden of inzichten veranderen. Zo blijft je plan dus altijd relevant.
Hoe vaak voer je dit gesprek? Een vuistregel is om elk kwartaal de resultaten van het afgelopen kwartaal te evalueren en je plan bij te sturen waar nodig.
De vijf bouwstenen van teamwork
Het “goede gesprek” over acties en resultaten vergt wel wat van het team. Je moet open durven zijn over voortgang en resultaten en elkaar hierop aan durven spreken. Eerder schreven we het artikel “De vijf bouwstenen van teamwork” waarin we ingaan op onderling vertrouwen, opbouwende conflicten, draagvlak voor keuzes, verantwoordelijkheid en focus op gezamenlijke doelen.
Praktische werkwijze met maand- en kwartaalsessies
Voer het voeren van de maandelijkse gesprekken over acties en elk kwartaal over de strategische keuzes hebben we een praktische werkwijze opgesteld. Hiermee voer je elke maand en elk kwartaal een goed gesprek over de voortgang en resultaten.
Maandsessie: DOEN
De eigenaar van een actie geeft in een beknopte voortgangsrapportage aan:
- Wat de voortgang van de actie is; in een percentage.
- Wat zijn/haar oordeel over de voortgang is; met een stoplicht (groen, oranje, rood).
- Welke eventuele wijzigingen hij/zij voorstelt.
Kwartaalsessie: LEREN en BIJSTUREN
De eigenaar van een strategische keuzes geeft in een beknopte voortgangsrapportage aan:
- Wat zijn/haar oordeel is over de resultaten van de strategische keuze; met een stoplicht (groen, oranje, rood). Het dashboard van de strategische keuzes bevat belangrijke indicatoren om tot dit oordeel te komen.
- Wat de belangrijkste resultaten van het afgelopen kwartaal zijn.
- Waarom de strategische keuze op groen/oranje/rood staat.
- Welke wijzigingen in de strategische keuze zij/zij voorstelt.
Door deze gestructureerde voorbereiding weet je als team waar je tijdens de sessie op moet inzoomen. Belangrijk hierbij is dat een stoplicht dus geen oordeel over de eigenaar is. Het is een signaal van de eigenaar aan het team. Zo is duidelijk over welke acties en strategische keuzes ze het goede gesprek moeten voeren.