Werkwijze: Doen, Leren en Bijsturen
In onze werkwijze onderscheiden we drie soorten sessies:
- DOEN: maandelijkse sessie met focus op de voortgang van de acties.
- LEREN en BIJSTUREN: de sessie vindt elk kwartaal plaats en richt zich op de voortgang van de strategische keuzes.
- CREËREN: jaarlijkse sessie om het plan voor komend jaar te bepalen.
In dit artikel staat sessie DOEN centraal.Â
Maandsessie: DOEN
Elke maand bespreekt het team de status van acties waar ze mee bezig zijn. Het doel is inzicht te krijgen in acties die niet volgens plan verlopen en te bepalen hoe de uitvoering van deze acties verbeterd kan worden.
Voorbereiding van de maandsessie door de eigenaren van de acties
Ter voorbereiding van de sessie werken alle actie-eigenaren de status van hun acties bij.
De status van de acties wordt voorafgaand aan de sessie gedeeld met het team, zodat iedereen op de hoogte is.
Geef de voortgang aan met een percentage
Noteer de voortgang van de actie in een percentage van 0-100. De voortgang geeft een indicatie van de hoeveelheid werk die al is gedaan en die nog moet gebeuren.
Bepaal je oordeel over de voortgang van de actie
- Groen: de actie verloopt volgens plan. De afgesproken resultaten worden (naar verwachting) binnen de gestelde tijd gerealiseerd.
- Oranje: de actie verloopt niet volgens plan. Er zijn zorgen over de inhoudelijke kwaliteit en/of over de haalbaarheid van de deadline. Met de juiste interventies is het echter nog mogelijk de actie weer op groen te krijgen.
- Rood: de actie verloopt niet volgens plan. Er moeten keuzes gemaakt worden: verschuiven we de deadline of nemen we genoegen met minder resultaat of een lagere kwaliteit?
Geef een korte update van de status van de actie
- Wat heb je gedaan?
- Hoe ben je tot het oordeel groen/oranje/rood gekomen?
- Zijn er wijzigingen in de actie nodig? Zo ja, welke stel je voor?
Rapportages toevoegen in het OGSM-platform
De eigenaar van een actie rapporteert in het OGSM-platform over de voortgang van de actie. In een voortgangsrapportage geeft hij of zij een oordeel over de voortgang en typt een korte toelichting.
Handleiding: Voortgang van acties rapporteren
Agenda van de maandsessie
De sessie staat in het teken van de acties die op oranje en rood staan. Natuurlijk is het goed te benoemen welke acties goed verlopen, maar de focus ligt op de acties die niet volgens plan verlopen.
Bespreek in de sessie alle acties met als status oranje of rood
- Wat zijn de achterliggende redenen waardoor de actie niet volgens plan verloopt?
- Wat gaan we doen om de actie te verbeteren of te versnellen?
- Verwerk dit in het actieplan.
Het gaat hierbij dus niet om een beoordeling van de actie-eigenaar. Er kunnen heel goede redenen zijn waarom een actie niet volgens plan verloopt: je bent afhankelijk van de input van een ander team, er is een urgente actie tussendoor gekomen, er is een fout gemaakt in de planning, etc. De sessie gaat om het achterhalen van deze redenen en met elkaar te bespreken hoe je als team de uitvoering van de actie kunt verbeteren.
Overzicht van acties in het OGSM-platform
Het Actieplan geeft een overzicht van alle acties in de OGSM. In de maandsessie kijk je alleen naar de middelste kolom: de acties waar je mee bezig bent. Richt je vooral op de acties de op oranje of rood staan.
Zet het Actieplan op het scherm en vraag de eigenaren van de acties hun acties kort toe te lichten.
Handleiding: Actieplan
Je kunt ook het OGSM rapportage dashboard gebruiken. Je ziet dan direct de toelichting van de actie-eigenaar in beeld. Zet de overige onderdelen van de OGSM uit, zodat de focus op de acties ligt.
Handleiding: Rapportage van OGSM’s bekijken en downloaden