De Eisenhower matrix is een veelgebruikt hulpmiddel bij het verhogen van de persoonlijke productiviteit. Stephen Covey gebruikt het bijvoorbeeld in zijn bestseller “The 7 habits of highly effective people”. Maar ook voor organisaties die meer productiviteit nastreven is de matrix relevant.
Belang en urgentie
De matrix maakt onderscheid tussen twee soorten acties:
- Belangrijke en niet belangrijke acties
- Urgente en niet urgente acties
Acties die belangrijk zijn, dragen bij aan een strategische keuze in de OGSM en dus aan het realiseren van de ambitie. Acties die niet belangrijk zijn doen dat niet, ze liggen niet in lijn met de strategische keuzes.
Acties die urgent zijn moeten zo snel mogelijk worden opgepakt, ze kunnen niet blijven liggen. Acties die niet urgent zijn, kunnen wachten en zijn dus planbaar.
Eisenhower matrix: vier kwadranten van acties
De Eisenhower matrix combineert de mogelijkheden tot vier kwadranten. Elk met een advies hoe je met de acties in het kwadrant om moet gaan. Hieronder lichten we deze kwadranten toe.
Niet belangrijk en niet urgent: elimineren
Dit kwadrant is simpel: acties die niet belangrijk en niet urgent zijn, horen niet in de OGSM thuis. Staan ze er wel in? Elimineren, want ze nemen kostbare tijd in beslag.
Niet belangrijk, wel urgent: delegeren
Dit kwadrant is verraderlijk. Deze acties zijn bijvoorbeeld de spontane ideeën, de vragen die ineens op je bord belanden, of de acties die je (als team) doet omdat het nou eenmaal zo gegroeid is. Door de tijdsdruk krijg je het idee dat zo’n actie belangrijk is en ga je rennen en vliegen om het gedaan te krijgen.
Bedenk steeds goed of een actie past bij je strategische keuzes. Zo niet? Delegeer hem aan een team voor wie de actie wel belangrijk is. Durf nee te zeggen!
Belangrijk en urgent: doen
Op het eerste gezicht het belangrijkste kwadrant: belangrijk én urgent, daar zullen wel de meeste acties in moeten staan. We hebben namelijk de neiging om ons te focussen op acties die urgent zijn. Maar dat is een reactieve houding die kan zorgen voor stress. De uitdaging is om de urgentie voor te zijn. Dit doe je door de acties goed te plannen in het laatste kwadrant, vanuit een proactieve houding.
Als je merkt dat veel acties in dit kwadrant staan, moet je je afvragen of je wel de rust en ruimte hebt (zowel in tijd als in de hoofden van teamleden) om tot een goed plan te komen. Zorg eerst dat de belangrijkste acties afgerond worden.
Belangrijk en niet urgent: plannen
Dit kwadrant moet de kern vormen van de OGSM en je dagelijks werk. Zorg voor een helder plan, denk vooruit en voorkom dat acties urgent worden. Door de acties in een plan te zetten en er een deadline aan te koppelen, voorkom je dat ze blijven liggen. Een OGSM die belangrijke en niet urgente acties bevat, geeft balans en controle. Oftewel: meer grip.