Werkwijze: Doen, Leren en Bijsturen
In onze werkwijze onderscheiden we drie soorten sessies:
- DOEN: maandelijkse sessie met focus op de voortgang van de acties.
- LEREN en BIJSTUREN: de sessie vindt elk kwartaal plaats en richt zich op de voortgang van de strategische keuzes.
- CREËREN: jaarlijkse sessie om het plan voor komend jaar te bepalen.
In dit artikel staat sessie LEREN en BIJSTUREN centraal. Door de sessie goed voor te bereiden zorg je gelijk voor een heldere kwartaalrapportage voor andere belanghebbenden.
Kwartaalsessie: LEREN en BIJSTUREN
Elk kwartaal kijkt het team terug op het afgelopen kwartaal en vooruit naar het komende kwartaal. Het doel van de sessie is te leren van de resultaten van de acties en de OGSM bij te werken aan de hand van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. De kwartaalsessie is het moment om het plan bij te sturen als dat nodig is.
Voorbereiding van de kwartaalsessie door de eigenaren van strategische keuzes
Elke maand werken de eigenaren van acties de status van hun acties bij. We gaan er in onderstaande stappen vanuit dat de acties al bijgewerkt zijn.
De voorbereiding wordt gedaan door de eigenaren van de strategische keuzes.
De status van de strategieën wordt voorafgaand aan de sessie gedeeld met het team, zodat iedereen op de hoogte is.
Update waar mogelijk de indicatoren met actuele meetwaarden
Met de indicatoren monitor je de geleverde inspanning en de resultaten van de strategie . De indicatoren helpen je een goed oordeel te vellen over de voortgang van de strategie.
Bepaal je oordeel over de voortgang van de strategie
- Groen: de strategie verloopt volgens plan. De afgesproken resultaten worden (naar verwachting) binnen de gestelde tijd gerealiseerd.
- Oranje: de strategie verloopt niet volgens plan. Er zijn zorgen over de inhoudelijke kwaliteit en/of over de haalbaarheid van de deadlines. Met de juiste interventies (nieuwe prioriteiten, nieuwe of aangepaste acties) is het nog mogelijk de strategie weer op groen te krijgen.
- Rood: de strategie verloopt niet volgens plan. Er moeten keuzes gemaakt worden: verschuiven we de deadlines of nemen we genoegen met minder resultaat of met een lagere kwaliteit?
Geef een korte update van de voortgang van de strategie
- Wat zijn de belangrijkste resultaten van het afgelopen kwartaal?
- Hoe kom je tot het oordeel van de strategie (groen, oranje, rood)?
- Wat betekent dit voor het komende kwartaal? Moeten prioriteiten gewijzigd worden, zijn er acties niet meer relevant of komen er nieuwe acties bij?
Rapportages toevoegen in het OGSM-platform
De eigenaar van een strategische keuze rapporteert in het OGSM-platform over de voortgang van de strategie. In een voortgangsrapportage geeft hij of zij een oordeel over de voortgang en typt een korte toelichting.
- Handleiding: Metingen toevoegen aan indicatoren
- Handleiding: Voortgang van strategische keuze rapporteren
Agenda van de kwartaalsessie
In de kwartaalsessie kijk je terug op het afgelopen kwartaal, leer je van de resultaten en pas je indien nodig de OGSM aan. In de evaluatie bespreek je zowel de inhoud van het plan (de resultaten) als het proces (de samenwerking, faciliteiten, etc.).
Evalueer het afgelopen kwartaal
- INHOUD: Evalueer de resultaten per strategie:
- Wat zijn de resultaten van het afgelopen kwartaal? Vier de successen!
- Wat kunnen we leren van de voortgang binnen de strategie? Wat gaat goed en wat moet beter?
- Wat betekent de voortgang voor de acties binnen de strategie? Komen er nieuwe acties bij? Moeten we de prioriteiten of deadlines wijzigen? Zijn er acties niet meer relevant?
- PROCES: Hoe verloopt de samenwerking binnen en buiten het team? Is het team voldoende geëquipeerd om de acties goed uit te voeren? Wat zijn obstakels die ons in de weg staan?
Bepaal na de evaluatie de prioriteiten voor het komende kwartaal
- Met welke acties gaat het team aan de slag? Geef de acties voor het komende kwartaal de status ‘Mee bezig’.
- Bedenk ook bij welke acties je afankelijk bent van andere teams. Benoem wat je van andere teams nodig hebt, zodat je dit expliciet bij hen kunt aangeven.
OGSM rapportage-dashboard
Het rapportage-dashboard geeft je in één oogopslag inzicht in de voortgang van de OGSM. Je ziet de onderdelen van de OGSM en de meest actuele rapportages. Kunt het dashboard ook printen of als pdf opslaan en zo eenvoudig delen.
Deel de rapportage op het scherm tijdens de kwartaalsessie en vraag de eigenaren van de strategische keuzes hun rapportage kort toe te lichten.
- Handleiding: Rapportage van OGSM’s bekijken en downloaden
Kwartaalsessies met afdelingen/units en directie/MT
OGSM is het strategisch plan van de organisatie op één pagina. Dit plan kan doorvertaald worden naar verschillende OGSM’s voor afdelingen of units. In dat geval houden aan het eind van het kwartaal eerst de afdelingen/units hun kwartaalsessies. De resultaten worden gebruikt om de kwartaalsessie van directie/MT voor te bereiden.
Kwartaalrapportage
Veel organisaties stellen elk kwartaal een kwartaalrapportage op. Twee belangrijke onderdelen zijn een rapportage van het gevoerde beleid en een financiële rapportage. Door elk kwartaal te rapporteren op de voortgang de strategische keuzes heb je niet alleen de juiste voorbereiding voor de kwartaalsessie, maar ook gelijk de kwartaalrapportage van het beleid.