Ein Plan: die Dinge, die Sie tun werden
Ein Plan legt fest, welche Maßnahmen Sie durchführen und welche Ergebnisse Sie anstreben. Dies kann ein strategischer Plan für die Organisation sein, aber auch der Jahresplan eines Teams. Wenn alles gut geht, gehen Sie bei der Erstellung Ihres Plans nicht zu schnell vor. Sie denken bewusst über die Herausforderungen nach, vor denen Sie stehen, den Ehrgeiz und die Ziele, die Sie erreichen möchten, die wichtigen Entscheidungen, die Sie treffen, und die Maßnahmen, die Sie ergreifen werden.
Kurz gesagt: Ihr Plan enthält die Dinge, die Sie tun werden, und die erwarteten Ergebnisse.
Bei der Ausführung Ihres Plans stellen Sie schnell fest, dass die Realität anders ist als erwartet. Die Umstände ändern sich und bestimmte Aktionen funktionieren besser oder schlechter als erwartet. Daher ist es sehr wichtig, sich im Team regelmäßig gut über die Fortschritte auszutauschen. Dabei stehen zwei Fragen im Mittelpunkt:
- Machen wir die Dinge richtig?
- Tun wir die richtigen Dinge?
Die „Dinge“ in OGSM
OGSM ist eine Methode, um Ihren Plan in einer Übersicht zu präsentieren. Die Frage „Machen wir die Dinge richtig?“ über die Umsetzung der Maßnahmen. Die Frage „Tun wir das Richtige?“ handelt von den strategischen Entscheidungen, bei denen Sie die Indikatoren auf dem Dashboard verwenden, um einen Einblick in die Ergebnisse der Maßnahmen zu erhalten.
Frage 1: Machen wir die Dinge richtig?
Der Besitzer einer Aktion stellt jeden Monat ein Status-Update über ihren Fortschritt zur Verfügung
Die erste Frage betrifft die Ausführung Ihres Plans. Im OGSM protokollieren Sie, welche Aktionen Sie durchführen und wann diese abgeschlossen werden müssen. Bleiben Sie während der Ausführung der Aktionen am Puls der Zeit, um zu überprüfen, ob die Ausführung wie gewünscht verläuft. Der Inhaber der Aktion ist dafür verantwortlich, das Team über den Fortschritt zu informieren. Das heißt, sie informiert regelmäßig über die geleistete Arbeit, vor allem aber über den Status: Läuft die Aktion wie gewünscht? Erwartet der Eigentümer, die Maßnahme rechtzeitig abzuschließen und die vereinbarten Ergebnisse zu liefern? Wenn nicht, ist es wichtig, dass er oder sie ein Signal sendet.
Bestimmen Sie, wie die Ausführung der Aktionen verbessert werden kann
Wenn es mal nicht gut läuft, muss man im Team über Maßnahmen nachdenken. Müssen Sie mehr Energie und Zeit in eine Aktion stecken? Können wir Hindernisse beseitigen? Oder sollten wir uns mit weniger zufrieden geben oder die Frist verschieben? So stellen Sie sicher, dass Sie die Dinge richtig machen. Und wenn nicht, dass Sie rechtzeitig Verbesserungen vornehmen.
Wie oft führen Sie dieses Gespräch? Als Faustregel betrachten wir monatlich die Umsetzung von Maßnahmen.
Frage 2: Tun wir die richtigen Dinge?
Bewerten Sie vierteljährlich den Fortschritt der strategischen Entscheidungen
Die zweite Frage betrifft die Ergebnisse Ihres Plans. Liefern die von Ihnen durchgeführten Aktionen tatsächlich die gewünschten Ergebnisse? Tragen sie (letztendlich) zur Verwirklichung Ihrer Ambitionen und Ziele bei? Egal wie gut Aktionen sind, wenn sie nicht die richtigen Ergebnisse bringen, sind sie bedeutungslos. Verschwendung von Aufwand und Investitionen.
Stellen Sie also sicher, dass Sie weiterhin die richtigen Dinge tun. Dies bedeutet, dass der Eigentümer einer strategischen Entscheidung (zusammen mit dem Team) regelmäßig die Ergebnisse der Maßnahmen bewertet. Tragen diese ausreichend und richtig zur strategischen Wahl bei? Wenn nicht, ist ein gutes Gespräch darüber erforderlich, wie Sie Anpassungen vornehmen können.
Bestimmen Sie, wie Sie die Ergebnisse verbessern können
Das Gespräch beginnt mit dem Nachdenken über die Ursachen der enttäuschenden Ergebnisse. Gibt es externe Faktoren? Ist es die Umsetzung der Maßnahmen? Oder haben wir bei der Festlegung der Handlungen falsche Annahmen getroffen?
Besonders wichtig ist es, sich im Team Gedanken zu machen, was das als nächstes bedeutet: Welche Aktionen sind nicht mehr relevant? Welche Aktionen sollten wir ändern oder hinzufügen? Stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin die richtigen Dinge tun, auch wenn sich Umstände oder Erkenntnisse ändern. So bleibt Ihr Plan immer aktuell.
Wie oft führen Sie dieses Gespräch? Als Faustregel gilt, quartalsweise die Ergebnisse des letzten Quartals auszuwerten und Ihren Plan gegebenenfalls anzupassen.
Die fünf Bausteine der Teamarbeit
Das „gute Gespräch“ über Aktionen und Ergebnisse verlangt dem Team etwas ab. Sie müssen es wagen, offen über Fortschritte und Ergebnisse zu sprechen und sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen. Vorhin schrieben wir den Artikel „Die fünf Bausteine der Teamarbeit“, in dem wir über gegenseitiges Vertrauen, konstruktive Konflikte, Entscheidungsunterstützung, Verantwortung und die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele sprechen.
Praktische Methode mit monatlichen und vierteljährlichen Sitzungensessie
Wir führen monatliche Aktionsgespräche und haben vierteljährlich eine praktische Methode zu strategischen Entscheidungen erarbeitet. So können Sie jeden Monat und jedes Quartal ein gutes Gespräch über Fortschritte und Ergebnisse führen.
Monatliche Sitzung: DO
Der Eigentümer einer Aktion gibt in einem prägnanten Fortschrittsbericht an:
- Wie ist der Fortschritt der Aktion? in Prozent.
- Was ist seine/ihre Meinung zu den Fortschritten? mit einer Ampel (grün, orange, rot).
- Welche möglichen Änderungen er/sie vorschlägt.
Vierteljährliche Sitzung: LERNEN und EINSTELLEN
Der Inhaber einer strategischen Entscheidung gibt in einem prägnanten Fortschrittsbericht an:
- Was ist seine/ihre Meinung zu den Ergebnissen der strategischen Wahl; mit einer Ampel (grün, orange, rot). Das Dashboard der strategischen Entscheidungen enthält wichtige Indikatoren für dieses Urteil.
- Was sind die wichtigsten Ergebnisse des vergangenen Quartals.
- Warum die strategische Wahl grün/orange/rot ist.
- Welche Änderungen in der strategischen Wahl schlägt sie/sie vor?
Dank dieser strukturierten Vorbereitung wissen Sie als Team, worauf Sie sich während der Sitzung konzentrieren müssen. Wichtig ist hier, dass eine Ampel keine Meinung über den Besitzer ist. Es ist ein Signal des Besitzers an das Team. Dies macht deutlich, über welche Maßnahmen und strategischen Entscheidungen sie das richtige Gespräch führen sollten.