Die Eisenhower-Matrix ist ein weit verbreitetes Werkzeug zur Steigerung der persönlichen Produktivität. Stephen Covey verwendet es beispielsweise in seinem Bestseller „Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen“. Aber auch für Organisationen, die nach mehr Produktivität streben, ist die Matrix relevant.
Wichtigkeit und Dringlichkeit
Die Matrix unterscheidet zwei Arten von Aktionen:
- Wichtige und nicht wichtige Aktionen
- Dringende und nicht dringende Maßnahmen
Wichtige Maßnahmen tragen zu einer strategischen Wahl im OGSM und damit zur Verwirklichung der Ambition bei. Maßnahmen, die nicht wichtig sind, tun dies nicht, sie stimmen nicht mit den strategischen Entscheidungen überein.
Dringende Maßnahmen müssen so schnell wie möglich ergriffen werden, sie dürfen nicht zurückgelassen werden. Nicht dringende Maßnahmen können warten und sind somit planbar.
Eisenhower-Matrix: vier Quadranten von Aktionen
Die Eisenhower-Matrix fasst die Möglichkeiten in vier Quadranten zusammen. Jeweils mit Ratschlägen zum Umgang mit den Aktionen im Quadranten. Wir erklären diese Quadranten im Folgenden.
Nicht wichtig und nicht dringend: beseitigen
Dieser Quadrant ist einfach: Aktionen, die nicht wichtig und nicht dringend sind, gehören nicht in das OGSM. Sind sie drin? Eliminieren Sie, weil sie wertvolle Zeit in Anspruch nehmen.
Nicht wichtig, aber dringend: delegieren
Dieser Quadrant ist tückisch. Diese Aktionen sind zum Beispiel die spontanen Ideen, die Fragen, die plötzlich auf Ihrem Teller landen oder die Aktionen, die Sie (als Team) machen, weil es so gewachsen ist. Der Zeitdruck lässt Sie glauben, dass eine solche Aktion wichtig ist und Sie laufen und fliegen, um sie zu erledigen.
Überlegen Sie immer sorgfältig, ob eine Aktion zu Ihren strategischen Entscheidungen passt. Wenn nicht? Delegieren Sie es an ein Team, für das die Aktion wichtig ist. Trauen Sie sich, nein zu sagen!
Wichtig und dringend: do it
Auf den ersten Blick der wichtigste Quadrant: wichtig und dringend, der die meisten Aktionen beinhalten sollte. Wir neigen dazu, uns auf dringende Maßnahmen zu konzentrieren. Aber das ist eine reaktive Einstellung, die Stress verursachen kann. Die Herausforderung besteht darin, der Dringlichkeit zuvorzukommen. Sie tun dies, indem Sie die Aktionen im letzten Quadranten aus einer proaktiven Haltung heraus richtig planen.
Wenn Sie feststellen, dass sich viele Aktionen in diesem Quadranten befinden, sollten Sie sich fragen, ob Sie die Ruhe und den Raum (sowohl zeitlich als auch in den Köpfen der Teammitglieder) haben, um einen guten Plan zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Aktionen zuerst ausgeführt werden.
Wichtig und nicht dringend: Planung
Dieser Quadrant sollte der Kern des OGSM und Ihrer täglichen Arbeit sein. Haben Sie einen klaren Plan, denken Sie voraus und vermeiden Sie, dass Maßnahmen dringend werden. Indem Sie die Aktionen in einen Plan fassen und mit einer Frist verknüpfen, verhindern Sie, dass sie zurückgelassen werden. Ein OGSM mit wichtigen und nicht dringenden Maßnahmen sorgt für Gleichgewicht und Kontrolle. Mit anderen Worten: mehr Grip.