Methode: Tun, Lernen und Anpassen
Wir unterscheiden in unserer Arbeitsweise drei Arten von Sitzungen:
- DO: monatliche Sitzung mit Fokus auf den Fortschritt der Maßnahmen.
- LERNEN und ANPASSEN: Die Sitzung findet jedes Quartal statt und konzentriert sich auf den Fortschritt der strategischen Entscheidungen.
- ERSTELLEN: jährliche Sitzung, um den Plan für das kommende Jahr festzulegen.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Sitzung LERNEN und ANPASSEN. Durch eine gute Vorbereitung der Sitzung sorgen Sie sofort für einen klaren Quartalsbericht für andere Stakeholder.
Vierteljährliche Sitzung: LERNEN und EINSTELLEN
Jedes Quartal blickt das Team auf das vergangene Quartal zurück und nach vorne auf das kommende Quartal. Ziel der Sitzung ist es, aus den Ergebnissen der Maßnahmen zu lernen und das OGSM auf der Grundlage neuer Erkenntnisse und Entwicklungen zu aktualisieren. Die vierteljährliche Sitzung ist die Zeit, um den Plan bei Bedarf anzupassen.
Vorbereitung der vierteljährlichen Sitzung durch die Eigentümer der strategischen Entscheidungen
Jeden Monat aktualisieren die Aktionseigentümer den Status ihrer Aktionen. In den folgenden Schritten gehen wir davon aus, dass die Aktionen bereits aktualisiert wurden.
Die Vorbereitung erfolgt durch die Eigentümer der strategischen Entscheidungen.
Der Status der Strategien wird dem Team vor der Sitzung mitgeteilt, damit alle informiert sind.
Aktualisieren Sie die Indikatoren nach Möglichkeit mit aktuellen Messwerten
Anhand der Indikatoren überwachen Sie den Aufwand und die Ergebnisse der Strategie. Die Indikatoren helfen Ihnen, den Fortschritt der Strategie gut einzuschätzen.
Bestimmen Sie Ihre Meinung zum Fortschritt der Strategie
- Grün: Die Strategie verläuft nach Plan. Die vereinbarten Ergebnisse sollen (erwartet) innerhalb der vorgegebenen Zeit erreicht werden.
- Orange: Die Strategie verläuft nicht nach Plan. Es bestehen Bedenken hinsichtlich der Qualität des Inhalts und/oder der Umsetzbarkeit der Fristen. Mit den richtigen Interventionen (neue Prioritäten, neue oder angepasste Maßnahmen) ist es immer noch möglich, die Strategie wieder grün zu machen.
- Rot: Die Strategie verläuft nicht nach Plan. Es müssen Entscheidungen getroffen werden: Verschieben wir die Fristen oder geben wir uns mit weniger Ergebnissen oder geringerer Qualität zufrieden?
Geben Sie ein kurzes Update über den Fortschritt der Strategie
- Was sind die wichtigsten Ergebnisse des vergangenen Quartals?
- Wie kommt man zur Beurteilung der Strategie (grün, orange, rot)?
- Was bedeutet das für das kommende Quartal? Müssen Prioritäten geändert werden, sind Maßnahmen nicht mehr relevant oder kommen neue Maßnahmen hinzu?
Berichte in der OGSM-Plattform hinzufügen
Der Inhaber einer strategischen Wahl berichtet in der OGSM-Plattform über den Fortschritt der Strategie. In einem Fortschrittsbericht gibt er oder sie eine Stellungnahme zum Fortschritt ab und gibt eine kurze Erklärung ein.
- Bedienungsanleitung: Messwerte zu Indikatoren hinzufügen
- Bedienungsanleitung: Fortschritt der strategischen Wahl melden
Tagesordnung der vierteljährlichen Sitzung
In der vierteljährlichen Sitzung blicken Sie auf das vergangene Quartal zurück, lernen aus den Ergebnissen und passen den OGSM bei Bedarf an. In der Evaluation besprechen Sie sowohl den Inhalt des Plans (die Ergebnisse) als auch den Prozess (die Zusammenarbeit, Einrichtungen etc.).
Das vergangene Quartal auswerten
- INHALT: Bewerten Sie die Ergebnisse nach Strategie:
- Wie sind die Ergebnisse des letzten Quartals? Feiern Sie die Erfolge!
- Was können wir aus den Fortschritten innerhalb der Strategie lernen? Was läuft gut und was muss verbessert werden?
- Was bedeutet der Fortschritt für die Maßnahmen innerhalb der Strategie? Wird es neue Aktionen geben? Müssen wir Prioritäten oder Fristen ändern? Sind Aktionen nicht mehr relevant?
- PROZESS: Wie funktioniert die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Teams? Ist das Team ausreichend ausgestattet, um die Aktionen ordnungsgemäß durchzuführen? Welche Hindernisse stehen uns im Weg?
Legen Sie nach der Auswertung die Prioritäten für das kommende Quartal fest
- Welche Maßnahmen wird das Team ergreifen? Geben Sie den Aktionen für das kommende Quartal den Status 'In Arbeit'.
- Überlegen Sie auch, welche Aktionen Sie von anderen Teams abhängig machen. Erwähnen Sie, was Sie von anderen Teams benötigen, damit Sie diese explizit darauf hinweisen können.
OGSM-Berichts-Dashboard
Das Reporting-Dashboard gibt Ihnen auf einen Blick Einblick in den Fortschritt des OGSM. Sie können die Komponenten des OGSM und die aktuellsten Berichte einsehen. Sie können das Dashboard auch ausdrucken oder als PDF zum einfachen Teilen speichern.
Teilen Sie den Bildschirmbericht während der vierteljährlichen Sitzung und bitten Sie die Eigentümer der strategischen Entscheidungen, ihre Berichterstattung kurz zu erläutern.
- Bedienungsanleitung: OGSM-Berichte anzeigen und herunterladen
Vierteljährliche Sitzungen mit Abteilungen/Einheiten und Management/MT
OGSM ist der strategische Plan der Organisation auf einer Seite. Dieser Plan kann in verschiedene OGSMs für Abteilungen oder Einheiten übersetzt werden. In diesem Fall halten die Departemente/Einheiten ihre vierteljährlichen Sitzungen erst am Ende des Quartals ab. Die Ergebnisse dienen der Vorbereitung der vierteljährlichen Sitzung des Managements/MT.
Vierteljährlicher Bericht
Viele Unternehmen erstellen jedes Quartal einen Quartalsbericht. Zwei wichtige Bestandteile sind ein Bericht über die verfolgte Politik und ein Finanzbericht. Durch die vierteljährliche Berichterstattung über den Fortschritt und die strategischen Entscheidungen haben Sie nicht nur die richtige Vorbereitung auf die vierteljährliche Sitzung, sondern auch den vierteljährlichen Bericht der Richtlinie.