Op 8 juli hebben we een update van het OGSM-platform gelanceerd. Hiermee introduceren we:
- De mogelijkheid om een actie in meerdere OGSM’s weer te geven, zelfs als die OGSM’s in verschillende groepen staan.
- Een nieuwe manier om versies van OGSM’s te bewaren.
- Een eenvoudiger manier om een OGSM te koppelen aan een Actieplan.
Hieronder lichten we de wijzigingen toe.
OGSM
Actie in meerdere OGSM’s weergeven
Met deze update is mogelijk een actie in meerdere OGSM’s te tonen. Zo kun je bijv. een actie uit de organisatie-OGSM ook tonen in een afdelings-OGSM. Wijzigingen in de actie en de voortgangsrapportages zijn dan in beide OGSM’s zichtbaar. Om een actie in meerdere OGSM’s weer te geven moet je de actie bewerken en aan meerdere Strategische keuzes koppelen.
Wat is er veranderd?
- Bij het aanmaken van een Actie kun je meerdere Strategische keuzes selecteren waaraan de actie gekoppeld moet worden.
- Als gebruiker zie je alleen Strategische keuzes van OGSM’s waar je toegang toe hebt. Je kunt dus geen Acties toevoegen aan OGSM’s die je niet kunt bewerken.
- Je kunt een Actie ook op een later moment aan andere Strategische keuzes koppelen.
- Bij het creëren van een Actie zie je onderaan het formulier de optie ‘Nog één toevoegen’ selecteren. Nadat je op ‘Opslaan’ klikt opent dan automatisch een nieuw formulier om nog een Actie aan te maken. In dit formulier zijn dezelfde Strategische keuzes geselecteerd.
Bij het verwijderen van een actie gebeurt het volgende:
- Is de actie wel in andere OGSM’s zichtbaar? Dan wordt de actie verwijderd uit de huidige OGSM. In de andere OGSM’s blijft de actie zichtbaar.
- Is de actie niet in andere OGSM’s zichtbaar? Dan wordt de actie definitief verwijderd.
Let op: deze update betreft ook een grote wijziging in de manier waarop we acties opslaan. Hierdoor zijn de url’s (linkjes) naar acties gewijzigd. Oude links naar een actie (bijv. in een e-mail of een bladwijzer in de browser) werken niet meer.
Vernieuwd versiebeheer
Van een OGSM kun je oude versies opslaan. Versies zijn foto’s van de OGSM. Ze geven de stand van zaken weer op een bepaald moment in de tijd. Wat is er veranderd?
- Versies krijgen geen nummer meer (Versie 1, Versie 2), maar een datum en tijdstip. Zo is direct duidelijk wanneer de versie is gemaakt.
- Het is niet meer mogelijk om terug te gaan naar een vorige versie. Versies zijn bedoeld om de historie vast te leggen. Het is wel mogelijk om de laatste versie te verwijderen.
Bestaande versies zijn omgezet naar de nieuwe vorm. Bij deze versies is de datum en tijd zichtbaar waarop de versies gemaakt zijn.
Koppeling met Actieplan
In de OGSM-tool zat een fasering. Door de volgende fase te starten (van de fase ‘Aanscherpen’ naar ‘Uitvoeren & monitoren’) werd de OGSM aan een Actieplan gekoppeld. De OGSM-acties waren vanaf dat moment ook zichtbaar in het Actieplan. We hebben dit proces vereenvoudigd. Van fasering is geen sprake meer. Wat is er veranderd?
- De Administrator van een groep kan een OGSM op elk moment koppelen aan een Actieplan.
- De Administrator kan deze koppeling ook weer ongedaan maken en de OGSM aan een ander Actieplan koppelen.
- In de menublak boven de OGSM is een link opgenomen naar het gekoppelde Actieplan.
Let op: In een OGSM in de fase ‘Aanscherpen’ stonden acties op volgorde waarin de acties zijn aangemaakt. Ook als deze reeds een status hadden (Nog te doen, Mee bezig, Afgerond). Na deze update zijn deze acties gegroepeerd op de status. Bovenaan staan de acties met de status ‘Nog te doen’, daaronder de acties met de status ‘Mee bezig’ en tot slot de afgeronde acties.