Het OGSM-platform heeft de mogelijkheid om gebruikers periodiek een e-mail te sturen om ze te herinneren aan het bijwerken van hun acties of strategische keuzes. De mail bevat:
- Tekst die de Administrator kan bewerken.
- Een overzicht van de acties of strategische keuzes waar de gebruiker eigenaar van is. Hierbij geldt:
- Alleen acties met de status ‘Mee bezig’ worden opgenomen.
- Acties of strategische keuzes die zijn gearchiveerd komen niet in de e-mail.
Herinneringen instellen
Benodigde rechten: Administrator of Deelnemer
Alleen gebruikers met de platformrol ‘Administrator’ kunnen herinneringen instellen.
- Klik op de homepage links in het menu op ‘Instelliingen’ en vervolgens ‘Herinneringen’.
- Klik rechtsboven op het plus-icoon om een nieuwe herinnering aan te maken.
- Vul het formulier in. Je kunt het volgende instellen:
- Het onderwerp van de e-mail die verstuurd wordt.
- De tekst die in de e-mail komt te staan. Het overzicht van acties of strategische keuzes wordt automatische daaronder geplaatst.
- Beschrijving: dit veld is voor de eigen administratie. De beschrijving wordt niet opgenomen in de e-mail.
- De datum waarop de eerste herinnering verstuurd moet worden.
- Soort: hiermee bepaal je of de herinnering een lijst van acties of van strategische keuzes bevat.
- Herhaling: bepaal of de herinnering om de X weken of de X maanden verstuurd moet worden.
- Aantal weken/maanden: hiermee bepaal je de X. Vul je een 2 in, dan wordt de herinnering elke 2 weken/maanden verstuurd.
- Deadline: als je hier een datum instelt worden alleen acties met een ingestelde deadline na deze datum in de herinneringsmail opgenomen. Acties zonder deadline verschijnen niet in de e-mail.
- Klik op ‘Opslaan’ om de herinnering te bewaren.
Je kunt meerdere herinneringen instellen. Dus bijvoorbeeld elke maand een herinnering voor de acties en elke 3 maanden een herinnering voor de strategische keuzes.