Doen, leren en bijsturen met OGSM bij Toolsfactory

Hoe wij koers houden en wendbaar blijven met OGSM en Agile Scrum

OGSM en Agile Scrum

Koers houden én wendbaar blijven – bij Toolsfactory bereiken we dit door onze unieke combinatie van OGSM en Agile Scrum principes, wat ons zowel strategische richting als flexibiliteit geeft. In dit artikel delen we onze werkwijze.

Onze OGSM staat centraal: van lange termijn naar concrete actie

OGSM staat voor Objectives, Goals, Strategies en Measures – een krachtig raamwerk voor strategische planning. Het model verbindt onze lange termijn ambitie met concrete, meetbare doelstellingen en duidelijke acties voor de uitvoering.

Lees meer over OGSM.

De kracht van het OGSM-model zit in de verbinding tussen strategie en uitvoering. Om deze verbinding te realiseren, passen we een cyclus toe die bestaat uit verschillende tijdshorizonten:

Strategisch plan: 3-4 jaar

Elke drie tot vier jaar stellen we een nieuw strategisch plan op in OGSM. Dit plan omvat:

  • Het bepalen van onze ambitie en concrete doelstellingen.
  • Het uitvoeren van interne en externe analyses om onze belangrijkste uitdagingen te bepalen.
  • Het formuleren van strategische keuzes om onze ambitie te realiseren en als antwoord op de uitdagingen.
  • Het opstellen van meetbare indicatoren (KPI’s).
  • Het definiëren van concrete acties. De acties in de OGSM zijn vaak werkzaamheden die een doorlooptijd van meerdere maanden hebben. In dat geval noemen we ze epics. De epics worden onderverdeeld in acties die in sprints worden uitgevoerd.

Uiteraard zetten we deze OGSM in ons eigen platform OGSM.online.

Jaarlijkse update

Jaarlijks evalueren en actualiseren we ons strategisch plan. We toetsen onze uitgangspunten aan de veranderende realiteit en passen waar nodig onze strategische keuzes, indicatoren en acties aan.

Kwartaal: Bijstuursessies

Elk kwartaal organiseren we een bijstuursessie waarin we de vraag centraal stellen: “Doen we de goede dingen?” Hier evalueren we de resultaten van onze strategische keuzes en bepalen hoe we deze kunnen verbeteren of versnellen. Ook verwerken we hier relevante interne of externe ontwikkelingen in onze OGSM.

Maandelijks: Doensessies

Maandelijks houden we doensessies waarin we de vraag beantwoorden: “Doen we de dingen goed?” We monitoren de voortgang van acties en verbeteren de uitvoering waar nodig.

De praktische implementatie: Sprints als motor van verbetering

Voor de daadwerkelijke uitvoering werken we in sprints van vier weken. Elke sprint omvat een volledige cyclus van planning, realisatie, testen, demonstratie en implementatie. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak en heldere prioriteiten. Een sprint bestaat uit vijf fasen:

  1. Doensessie: Evaluatie van voortgang en planning van nieuwe acties
  2. Realisatie en test: Uitvoering van de geplande acties
  3. Acceptatietest: Algemene test van de functionaliteit
  4. Demo: Presentatie van de nieuwe functionaliteit aan collega’s, partners en gebruikers
  5. Livegang: Het beschikbaar stellen van updates aan alle gebruikers

Doensessie: start en einde van de sprint

In de doensessie evalueren we eerst de voortgang van lopende epics, zodat we leren van onze ervaringen. De doensessie is dus niet alleen de start-, maar ook het einde van de vorige sprint.

Daarna bereiden we de komende sprint voor. Dit doen we via twee hoofdfasen:

  1. Backlog refinement: We vullen de backlog aan vanuit marktbehoeften en ons informatiebeveiligingssysteem (ISMS. We zorgen dat de acties voor iedereen duidelijk zijn en scoren deze op toegevoegde waarde en inspanning.
  2. Sprintplanning: We selecteren acties voor de komende sprint, waarbij we prioriteit geven aan items met de hoogste waarde-inspanningsratio. Geselecteerde acties krijgen het label ‘Huidige sprint’ en worden toegewezen aan een eigenaar.

Realisatie en test

De eigenaren voeren acties uit en geven deze de status ‘Mee bezig’. Als de actie gereed is, wordt het resultaat getest door een collega. Hiervoor gebruikt hij de definition of done, waarin staat waaraan de actie moet voldoen om afgerond te kunnen worden. Zo moet de actie voldoen aan ons informatiebeveiligingsbeleid, moet de helpsite bijgewerkt zijn en moeten er automatische tests zijn geschreven. De tester markeert de actie als ‘Afgerond’ of stuurt de actie terug voor aanpassingen.

Acceptatietest

Dit is een algemene test volgens het testplan. We testen dan niet alleen nieuwe, maar ook bestaande functionaliteit. Omdat er veel afhankelijkheden zijn, kan het namelijk zijn dat een wijziging op de ene plek leidt tot bugs op een andere plek. Bevindingen zetten we als nieuwe acties in de sprint. Als deze gereed zijn testen we natuurlijk opnieuw.

Demo

De demo is een presentatie van nieuwe functionaliteit aan drie doelgroepen:

  • Collega’s: Live demonstratie met toetsing aan definition of done
  • Partners: We versturen een week voor livegang een nieuwsbrief aan onze partners, zodat zij goed op de hoogte zijn van nieuwe en gewijzigde functionaliteit.
  • Beheerders: We versturen ook een nieuwsbrief naar beheerders van de omgevingen van onze klanten, zodat ze de overige gebruikers kunnen informeren.

Livegang

De acties zijn afgerond, getest en gedemonstreerd. We kunnen de functionaliteit beschikbaar maken voor gebruikers. Om de op de hoogte te brengen van de wijzigingen verschijnt een pop-up in beeld met een beknopt overzicht.

OGSM.online als spil in onze werkwijze

Voor het creëren van onze plannen, de uitvoering van acties en het sturen op voortgang en resultaat gebruiken we ons eigen platform OGSM.online. We hebben zo een inzicht in hoe epics en acties bijdragen aan ons succes en houden grip op de uitvoering.

De voordelen van onze OGSM-benadering

Deze gestructureerde benadering van strategie en uitvoering levert ons diverse voordelen:

  • Strategische focus: Onze dagelijkse activiteiten zijn direct gekoppeld aan onze langetermijndoelen
  • Flexibiliteit: De regelmatige evaluatiemomenten zorgen ervoor dat we snel kunnen inspelen op veranderingen
  • Transparantie: Iedereen in de organisatie begrijpt hoe zijn of haar werk bijdraagt aan de grotere doelen
  • Meetbaarheid: Duidelijke indicatoren maken onze voortgang zichtbaar
  • Continue verbetering: De cyclus van doen, leren en bijsturen zorgt voor een cultuur van verbetering.

Neem contact op

Meer weten over onze aanpak of hoe we OGSM.online inzetten? Neem gerust contact met ons op