Bewustzijn
Als organisatie, afdeling of wil je bewust keuzes maken waar je de schaarse hoeveelheid tijd en geld aan besteedt. Dit geldt bijhet opstellen van je OGSM, maar ook bij de uitvoering. Een actie die niet volgens plan verloopt is niet per definitie erg, als je je maar bewust bent van de oorzaken, zodat je ervan leert. Het wijzigen van je plan is niet per definitie erg, als je het maar bewust doet om betere of snellere resultaten te halen. Dit bewustzijn van een team voorkomt dat je geleefd wordt door vragen uit je omgeving (“We komen niet toe aan ons eigen werk”) en ideeën die oppoppen.
Dit bewustzijn creëer je door dialoog, eigenaarschap en discipline.
Dialoog
OGSM is een model om een plan scherp, concreet en beknopt op te schrijven. In Powerpoint of Excel resulteert dat in een saaie tabel. “We gaan toch niet lijstjes afvinken?” is dan de reactie: “Bij ons gaat het om mensen.” Deze reactie gaat uit van een tegenstelling tussen lijstjes en mensen. Alsof het vastleggen van doelstellingen en acties domweg om uitvoeren en afvinken gaat. Juist niet! Elk plan is binnen de kortste keren achterhaald. De omstandigheden veranderen, inzichten veranderen en acties lopen toch net anders dan je vooraf dacht. Dus moet je regelmatig met elkaar de dialoog aangaan:
- “Hoe komt het dat een actie niet goed loopt? Wat kunnen we samen doen om het te verbeteren?”
- “Wat vinden we van het resultaat van onze acties? Wat moeten we blijven doen en wat moeten anders doen?”
- “Wat zijn onze resultaten? Laten we het vieren!”
Juist omdat het plan is vastgelegd kun je met elkaar deze dialoog aangaan. Door de ‘lijstjes’ zorg je ervoor dat je het over de juiste zaken hebt.
Eigenaarschap
Elke strategische keuze en elke actie moet één eigenaar hebben. Het is dus geen team of afdeling, maar een persoon. Want als iedereen eigenaar is, is in de praktijk niemand eigenaar.
De eigenaar is verantwoordelijk voor de inhoud en is het aanspreekpunt voor het team. De eigenaar zorgt dat de status van de strategische keuze of actie is vastgelegd. Hij bepaalt ook wat hij van deze status vindt: staan de seinen op groen, oranje of rood?
Discipline
Het regelmatig voeren van de dialoog om het bewustzijn van het team te vergroten is niet eenvoudig. Al snel wordt je geleefd door de dagelijkse gang van zaken en zijn er maanden verstreken zonder dat je naar je plan hebt gekeken. Het uitvoeren van je plan vergt een grote mate van discipline om de voortgang vast te leggen, regelmatig bij het plan stil te staan, vast te houden aan de agenda en je plan bij te werken. Een vaste werkwijze helpt je om deze discipline op te brengen. Als het proces vastligt, kun je je meer richten op de inhoud.