Toolsfactory BV, gevestigd aan Utrechtseweg 223a, 3818 EE Amersfoort, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
https://toolsfactory.nl
Utrechtseweg 223a, 3818 EE Amersfoort
+31 33 202 20 87
info@toolsfactory.nl
KVK 60721553

Persoonsgegevens die wij verwerken

Toolsfactory BV verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Naam organisatie
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op het platform aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteiten op de website en het platform
• Internetbrowser en apparaattype

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Toolsfactory BV verwerkt de volgende bijzondere of gevoelige persoonsgegevens van jou:

• Ras, als je ervoor kiest een foto te uploaden in je profiel

Met welk doel en op welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Toolsfactory BV verwerkt jouw persoons- en organisatiegegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van jouw betaling
• Je informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Je de mogelijkheid bieden een account aan te maken
• Je de mogelijkheid bieden de functionaliteit te gebruiken
• Het analyseren van het gedrag van bezoekers op de website, om die te verbeteren
• Het onderhouden van onze zakelijke relatie

Geautomatiseerde besluitvorming

Toolsfactory BV maakt geen gebruik van geautomatiseerde verwerkingen om besluiten te nemen over zaken die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Toolsfactory BV bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. We bewaren je persoonsgegevens gedurende de looptijd van je account. Na het afsluiten van je account bewaren we de gegevens nog maximaal drie maanden, zodat je je account opnieuw kunt activeren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Toolsfactory BV verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt die uitsluitend als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, om te zorgen voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Toolsfactory BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

We gebruiken de volgende leveranciers:

Hosting. We hosten onze producten bij Tilaa B.V. Alle data is versleuteld opgeslagen. De servers staan in Nederland.

AI-functionaliteit. In OGSM.online kun je een AI-assistent gebruiken. Als de beheerder die heeft ingeschakeld, heeft de assistent toegang tot de data in OGSM’s. We gebruiken Mistral als leverancier. Mistral is een Europese leverancier en de data wordt binnen de EU opgeslagen.

Opslaan van back-ups. Om verlies van data te voorkomen maken we back-ups. Die slaan we voor de zekerheid op bij twee verschillende leveranciers: Hetzner (Duits bedrijf) en Scaleway (Frans bedrijf). Back-ups zijn versleuteld opgeslagen, zodat deze leveranciers geen toegang hebben tot vertrouwelijke data. De servers staan in de EU.

Kantoorautomatisering. Stuur je ons een e-mail of deel je documenten met ons, dan komen die in de systemen van Microsoft: we gebruiken Microsoft 365. Onze data wordt binnen de EU opgeslagen.

Helpdesk. Als je een e-mail of bericht naar de helpdesk stuurt, komen je gegevens bij Helpscout, het platform dat we voor de afhandeling gebruiken. De data wordt buiten de EU opgeslagen. Helpscout voldoet aan de eisen van de EU: de Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Unie zijn van toepassing.

E-mailupdates en nieuwsbrieven. Als gebruiker van onze producten krijg je updates per e-mail en nieuwsbrieven. We gebruiken hiervoor twee systemen: de updates worden verstuurd door Scaleway, de nieuwsbrieven door Brevo. Beide leveranciers slaan de data binnen de EU op.

Analyse van gebruik. We houden het gebruik van onze website bij, maar doen dat zonder jouw gegevens te gebruiken. We plaatsen geen cookies via onze website. Ook monitoren we onze systemen, maar alle persoonsgegevens filteren we uit de data voordat die naar onze leverancier gaat.

Telefonie. Bel je ons, dan loopt dat via onze online telefooncentrale Voys. Zij slaan voicemails op en registreren je telefoonnummer voor de belhistorie. De data wordt binnen de EU opgeslagen.

Resellers en implementatiepartners

Om je beter van dienst te kunnen zijn bij het gebruik of de aanschaf van onze software, kunnen wij jouw contactgegevens en relevante informatie (zoals organisatie en type licentie) delen met een van onze resellers of implementatiepartners. Deze partijen gebruiken de gegevens alleen om contact met je op te nemen en ondersteuning te bieden rondom onze software. Zij gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden zonder jouw toestemming.

Cookies en vergelijkbare technieken

Toolsfactory BV gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking en jouw gebruiksgemak: ze zorgen dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeuren.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat die geen cookies meer opslaat. Ook kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

toolsfactory.nl

Op deze website wordt geen gebruik gemaakt van cookies. Daarom zie je hier ook geen cookiebanner.

OGSM.online

OGSM.online is de productnaam van het online platform van Toolsfactory BV. Het platform kan voor klanten onder een andere naam en url worden aangeboden.

Naam	Bewaartermijn	Toepassing
session_id	Duur van de sessie	Onthouden of je bent ingelogd op het platform
ahoy_visit	4 uur	Het meten van het gebruik van de functionaliteit, op onze eigen servers
ahoy_visitor	2 jaar	Het meten van het gebruik van de functionaliteit, op onze eigen servers

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking en heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie te sturen.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht, of een verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar tegen de verwerking, stuur je naar help@toolsfactory.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in die kopie je pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer zwart. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de KopieID-app van de Nederlandse overheid. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken.

Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Toolsfactory BV neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onder andere:

• TLS voor het versleutelen van de verbinding. Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dat zie je aan de https en het hangslotje in de adresbalk.
• DKIM, SPF en DMARC, drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke inloggegevens te bemachtigen.
• DNSSEC, een extra beveiliging bovenop DNS voor het omzetten van een domeinnaam (toolsfactory.nl, ogsm.online) naar het bijbehorende IP-adres. Dat wordt voorzien van een digitale handtekening die automatisch kan worden gecontroleerd. Zo voorkomen we dat je wordt omgeleid naar een vals IP-adres.

Meer over onze aanpak staat op informatiebeveiliging.

Heb je het idee dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem contact op met je contactpersoon of mail help@toolsfactory.nl. Vragen over de beveiliging van het platform kun je stellen via info@toolsfactory.nl.