Das Ende eines Quartals ist ein natürlicher Zeitpunkt, um zu evaluieren und nach vorne zu schauen. So gibt es vier feste Zeitpunkte im Jahr, um zu lernen und nachzusteuern. Wie stellst du sicher, dass du diesen Quartalsbericht so nützlich wie möglich machst, mit so wenig Aufwand wie möglich?
Vorgehensweise: Tun, Lernen und Nachsteuern
In unserer Vorgehensweise unterscheiden wir drei Arten von Sitzungen:
- TUN: monatliche Sitzung mit Fokus auf den Fortschritt der Aktionen.
- LERNEN und NACHSTEUERN: die Sitzung findet jedes Quartal statt und konzentriert sich auf den Fortschritt der strategischen Entscheidungen.
- KREIEREN: jährliche Sitzung, um den Plan für das kommende Jahr zu bestimmen.
In diesem Artikel steht die Sitzung LERNEN und NACHSTEUERN im Mittelpunkt. Durch die gute Vorbereitung der Sitzung sorgst du gleichzeitig für einen klaren Quartalsbericht für andere Stakeholder.
Quartalssitzung: LERNEN und NACHSTEUERN
Jedes Quartal blickt das Team auf das vergangene Quartal zurück und schaut auf das kommende Quartal voraus. Ziel der Sitzung ist es, aus den Ergebnissen der Aktionen zu lernen und das OGSM anhand neuer Erkenntnisse und Entwicklungen zu aktualisieren. Die Quartalssitzung ist der Moment, den Plan bei Bedarf nachzusteuern.
Vorbereitung der Quartalssitzung durch die Eigentümer der strategischen Entscheidungen
Jeden Monat aktualisieren die Eigentümer der Aktionen den Status ihrer Aktionen. Wir gehen in den folgenden Schritten davon aus, dass die Aktionen bereits aktualisiert wurden.
Die Vorbereitung wird von den Eigentümern der strategischen Entscheidungen durchgeführt.
Der Status der Strategien wird vor der Sitzung mit dem Team geteilt, sodass alle informiert sind.
Aktualisiere, wo möglich, die Indikatoren mit aktuellen Messwerten.
Mit den Indikatoren überwachst du die geleisteten Anstrengungen und die Ergebnisse der Strategie. Die Indikatoren helfen dir, ein fundiertes Urteil über den Fortschritt der Strategie zu fällen.
Beurteile den Fortschritt der Strategie
- Grün: Die Strategie verläuft nach Plan. Die vereinbarten Ergebnisse werden (voraussichtlich) innerhalb der gesetzten Zeit erreicht.
- Orange: Die Strategie verläuft nicht nach Plan. Es gibt Bedenken hinsichtlich der inhaltlichen Qualität und/oder der Machbarkeit der Fristen. Mit den richtigen Interventionen (neue Prioritäten, neue oder angepasste Aktionen) ist es noch möglich, die Strategie wieder auf Grün zu bekommen.
- Rot: Die Strategie verläuft nicht nach Plan. Es müssen Entscheidungen getroffen werden: verschieben wir die Fristen oder geben wir uns mit weniger Ergebnissen oder geringerer Qualität zufrieden?
Gib ein kurzes Update über den Fortschritt der Strategie
- Was sind die wichtigsten Ergebnisse des letzten Quartals?
- Wie kommst du zu dem Urteil über die Strategie (Grün, Orange, Rot)?
- Was bedeutet dies für das kommende Quartal? Müssen Prioritäten geändert werden, sind einige Aktionen nicht mehr relevant oder kommen neue Aktionen hinzu?
Berichte im OGSM-Plattform hinzufügen
Der Eigentümer einer strategischen Entscheidung berichtet im OGSM-Plattform über den Fortschritt der Strategie. In einem Fortschrittsbericht gibt er oder sie eine Einschätzung über den Fortschritt und verfasst eine kurze Erläuterung.
- Anleitung: Messungen zu Indikatoren hinzufügen
- Anleitung: Fortschritt einer strategischen Entscheidung berichten
Agenda der Quartalssitzung
In der Quartalssitzung blickst du auf das vergangene Quartal zurück, lernst aus den Ergebnissen und passt bei Bedarf das OGSM an. In der Evaluierung besprichst du sowohl den Inhalt des Plans (die Ergebnisse) als auch den Prozess (die Zusammenarbeit, Ressourcen, etc.).
Evalue das vergangene Quartal
- INHALT: Evalue die Ergebnisse pro Strategie:
- Was sind die Ergebnisse des letzten Quartals? Feiere die Erfolge!
- Was können wir aus dem Fortschritt innerhalb der Strategie lernen? Was läuft gut und was muss besser werden?
- Was bedeutet der Fortschritt für die Aktionen innerhalb der Strategie? Kommen neue Aktionen hinzu? Müssen wir die Prioritäten oder Fristen ändern? Sind einige Aktionen nicht mehr relevant?
- PROZESS: Wie verläuft die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Teams? Ist das Team ausreichend ausgestattet, um die Aktionen gut umzusetzen? Welche Hindernisse stehen uns im Weg?
Bestimme nach der Evaluierung die Prioritäten für das kommende Quartal
- Welche Aktionen wird das Team angehen? Gib den Aktionen für das kommende Quartal den Status ‚In Arbeit‘.
- Überlege auch, bei welchen Aktionen du von anderen Teams abhängig bist. Benenne, was du von anderen Teams benötigst, damit du dies explizit bei ihnen ansprechen kannst.
OGSM-Berichterstattungs-Dashboard
Das Berichterstattungs-Dashboard gibt dir auf einen Blick Einblick in den Fortschritt des OGSM. Du siehst die Bestandteile des OGSM und die aktuellsten Berichte. Du kannst das Dashboard auch ausdrucken oder als PDF speichern und so einfach teilen.
Teile den Bericht während der Quartalssitzung auf dem Bildschirm und bitte die Eigentümer der strategischen Entscheidungen, ihren Bericht kurz zu erläutern.
Quartalssitzungen mit Abteilungen/Einheiten und Geschäftsführung/Management-Team
OGSM ist der strategische Plan der Organisation auf einer Seite. Dieser Plan kann auf verschiedene OGSMs für Abteilungen oder Einheiten übertragen werden. In diesem Fall halten die Abteilungen/Einheiten am Ende des Quartals zuerst ihre Quartalssitzungen ab. Die Ergebnisse werden genutzt, um die Quartalssitzung der Geschäftsführung/Management-Teams vorzubereiten.
Quartalsbericht
Viele Organisationen erstellen jedes Quartal einen Quartalsbericht. Zwei wichtige Bestandteile sind ein Bericht über die geführte Politik und ein Finanzbericht. Durch die vierteljährliche Berichterstattung über den Fortschritt der strategischen Entscheidungen hast du nicht nur die richtige Vorbereitung für die Quartalssitzung, sondern auch gleich den Quartalsbericht der Politik.