Tun wir die Dinge gut? Tun wir die richtigen Dinge? Für jedes Team ist es essenziell, sich regelmäßig diese Fragen zu stellen. In diesem Artikel erfährst du, warum diese Fragen so wichtig sind und wie du dieses Gespräch führen kannst.
Ein Plan: die Dinge, die du tun wirst
Ein Plan legt fest, welche Aktionen du durchführen wirst und welche Ergebnisse du damit anstrebst. Dies kann ein strategischer Plan für die Organisation sein, aber auch der Jahresplan eines Teams. Idealerweise gehst du bei der Erstellung deines Plans nicht überstürzt vor. Du denkst bewusst über die Herausforderungen nach, vor denen du stehst, die Ambitionen und Ziele, die du erreichen möchtest, die wichtigen Entscheidungen, die du triffst, und die Aktionen, die du durchführst.
Kurz gesagt: In deinem Plan stehen die Dinge, die du tun wirst, und die erwarteten Ergebnisse.
Während der Umsetzung deines Plans wirst du schnell feststellen, dass die Realität anders ist als erwartet. Die Umstände ändern sich, und bestimmte Aktionen funktionieren besser oder schlechter als erwartet. Daher ist es sehr wichtig, regelmäßig als Team ein gutes Gespräch über den Fortschritt zu führen. Dabei stehen zwei Fragen im Mittelpunkt:
- Tun wir die Dinge gut?
- Tun wir die richtigen Dinge?
Die „Dinge“ in OGSM
OGSM ist eine Methode, um deinen Plan in einer Übersicht darzustellen. Die Frage „Tun wir die Dinge gut?“ bezieht sich auf die Durchführung der Aktionen. Die Frage „Tun wir die richtigen Dinge?“ bezieht sich auf die strategischen Entscheidungen, wobei du die Indikatoren auf dem Dashboard nutzt, um Einblicke in die Ergebnisse der Aktionen zu gewinnen.
Frage 1: Tun wir die Dinge gut?
Der Verantwortliche für eine Aktion gibt jeden Monat ein Status-Update über den Fortschritt.
Die erste Frage bezieht sich auf die Umsetzung deines Plans. Im OGSM legst du fest, welche Aktionen du durchführst und wann diese abgeschlossen sein sollen. Überwache während der Durchführung der Aktionen kontinuierlich, ob die Umsetzung wunschgemäß verläuft. Der Verantwortliche für die Aktion ist dafür verantwortlich, das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Dies bedeutet, dass er oder sie regelmäßig ein Update über die geleistete Arbeit gibt, insbesondere über den Status: Verläuft die Aktion wie gewünscht? Erwartet der Verantwortliche, die Aktion rechtzeitig abzuschließen und die vereinbarten Ergebnisse zu liefern? Wenn nicht, ist es wichtig, dass er oder sie ein Signal gibt.
Bestimme, wie du die Durchführung der Aktionen verbessern kannst
Wenn die Dinge nicht gut laufen, muss das Team über Maßnahmen nachdenken. Soll mehr Energie und Zeit in eine Aktion investiert werden? Können wir Hindernisse beseitigen? Oder müssen wir uns damit abfinden, weniger zu erreichen oder die Deadline zu verschieben? So stellst du sicher, dass du die Dinge gut machst. Und wenn dies nicht der Fall ist, dass du rechtzeitig Verbesserungen durchführst.
Wie oft führst du dieses Gespräch? Eine Faustregel, die wir anwenden, ist, monatlich die Durchführung der Aktionen zu überprüfen.
Frage 2: Tun wir die richtigen Dinge?
Bewerte jedes Quartal den Fortschritt der strategischen Entscheidungen.
Die zweite Frage bezieht sich auf die Ergebnisse deines Plans. Liefern die Aktionen, die du durchführst, auch tatsächlich die angestrebten Ergebnisse? Tragen sie (letztendlich) zur Verwirklichung deiner Ambitionen und Ziele bei? Du kannst Aktionen noch so gut durchführen, wenn sie nicht die richtigen Ergebnisse liefern, sind sie sinnlos. Verschwendung von Aufwand und Investitionen.
Stelle also sicher, dass du die richtigen Dinge tust. Dies bedeutet, dass der Verantwortliche für eine strategische Entscheidung (zusammen mit dem Team) regelmäßig bewertet, welche Ergebnisse die Aktionen liefern. Tragen sie ausreichend und in der richtigen Weise zur strategischen Entscheidung bei? Wenn nicht, ist ein gutes Gespräch darüber erforderlich, wie du Anpassungen vornehmen kannst.
Bestimme, wie du die Ergebnisse verbessern kannst
Das Gespräch beginnt damit, über die Ursachen der enttäuschenden Ergebnisse nachzudenken. Gibt es externe Faktoren? Liegt es an der Durchführung der Aktionen? Oder haben wir bei der Bestimmung der Aktionen falsche Annahmen gemacht? Es ist vor allem wichtig, als Team darüber nachzudenken, was dies bedeutet: Welche Aktionen sind nicht mehr relevant? Welche Aktionen müssen wir ändern oder hinzufügen? Stelle sicher, dass du die richtigen Dinge tust, auch wenn sich Umstände oder Erkenntnisse ändern. So bleibt dein Plan immer relevant.
Wie oft führst du dieses Gespräch? Eine Faustregel ist, jedes Quartal die Ergebnisse des vergangenen Quartals zu evaluieren und deinen Plan bei Bedarf anzupassen.
Die fünf Bausteine des Teamworks
Das „gute Gespräch“ über Aktionen und Ergebnisse erfordert einiges vom Team. Du musst offen über Fortschritte und Ergebnisse sprechen und den Mut haben, einander darauf anzusprechen. In unserem früheren Artikel „Die fünf Bausteine des Teamworks” gehen wir auf gegenseitiges Vertrauen, konstruktive Konflikte, Akzeptanz von Entscheidungen, Verantwortlichkeit und den Fokus auf gemeinsame Ziele ein.
Praktische Vorgehensweise mit monatlichen und vierteljährlichen Sitzungen
Für die Durchführung der monatlichen Gespräche über Aktionen und der vierteljährlichen Gespräche über die strategischen Entscheidungen haben wir eine praktische Vorgehensweise entwickelt. Damit führst du jeden Monat und jedes Quartal ein gutes Gespräch über den Fortschritt und die Ergebnisse.
Monatssitzung: TUN
Der Verantwortliche für eine Aktion gibt einen kurzen Fortschrittsbericht:
- Was der Fortschritt der Aktion ist, in Prozent.
- Was seine/ihre Einschätzung des Fortschritts ist, mit einer Ampel (grün, orange, rot).
- Welche Änderungen er/sie vorschlägt.
Vierteljahressitzung: LERNEN und ANPASSEN
Der Verantwortliche für eine strategische Entscheidung gibt einen kurzen Fortschrittsbericht:
- Was seine/ihre Einschätzung der Ergebnisse der strategischen Entscheidung ist, mit einer Ampel (grün, orange, rot). Das Dashboard der strategischen Entscheidungen enthält wichtige Indikatoren, um zu dieser Einschätzung zu kommen.
- Was die wichtigsten Ergebnisse des vergangenen Quartals sind.
- Warum die strategische Entscheidung auf grün/orange/rot steht.
- Welche Änderungen er/sie in der strategischen Entscheidung vorschlägt.
Durch diese strukturierte Vorbereitung weiß das Team, worauf es sich während der Sitzung konzentrieren muss. Wichtig dabei ist, dass eine Ampel kein Urteil über den Verantwortlichen darstellt. Es ist ein Signal des Verantwortlichen an das Team. So ist klar, über welche Aktionen und strategischen Entscheidungen sie das gute Gespräch führen müssen.