Monatliche Besprechung der laufenden Aktionen. Fokussiere dich auf Aktionen, die nicht nach Plan verlaufen. Bestimme gemeinsam, wie die Durchführung der Aktionen verbessert werden kann.
Vorgehensweise: Handeln, Lernen und Anpassen
In unserer Vorgehensweise unterscheiden wir drei Arten von Sitzungen:
- HANDELN: monatliche Sitzung mit Fokus auf den Fortschritt der Aktionen.
- LERNEN und ANPASSEN: die Sitzung findet vierteljährlich statt und konzentriert sich auf den Fortschritt der strategischen Entscheidungen.
- ERSTELLEN: jährliche Sitzung zur Festlegung des Plans für das kommende Jahr.
In diesem Artikel steht die Sitzung HANDELN im Mittelpunkt.
Monatliche Sitzung: HANDELN
Jeden Monat bespricht das Team den Status der laufenden Aktionen. Ziel ist es, Einblick in Aktionen zu gewinnen, die nicht nach Plan verlaufen, und festzulegen, wie die Durchführung dieser Aktionen verbessert werden kann.
Vorbereitung der monatlichen Sitzung durch die Aktionseigentümer
Zur Vorbereitung der Sitzung aktualisieren alle Aktionseigentümer den Status ihrer Aktionen.
Der Status der Aktionen wird vor der Sitzung mit dem Team geteilt, damit alle auf dem neuesten Stand sind.
Fortschritt in Prozent angeben
Notiere den Fortschritt der Aktion in einem Prozentsatz von 0-100. Der Fortschritt gibt einen Hinweis auf die Menge der bereits erledigten Arbeit und die noch zu erledigende Arbeit.
Beurteile den Fortschritt der Aktion
- Grün: Die Aktion verläuft nach Plan. Die vereinbarten Ergebnisse werden voraussichtlich innerhalb der gesetzten Frist erreicht.
- Orange: Die Aktion verläuft nicht nach Plan. Es gibt Bedenken hinsichtlich der inhaltlichen Qualität und/oder der Erreichbarkeit der Frist. Mit den richtigen Maßnahmen kann die Aktion jedoch wieder auf Grün gebracht werden.
- Rot: Die Aktion verläuft nicht nach Plan. Es müssen Entscheidungen getroffen werden: Verschieben wir die Frist oder nehmen wir ein geringeres Ergebnis oder eine niedrigere Qualität in Kauf?
Kurzes Update zum Status der Aktion geben
- Was hast du getan?
- Wie bist du zu der Einschätzung Grün/Orange/Rot gekommen?
- Sind Änderungen an der Aktion erforderlich? Wenn ja, welche schlägst du vor?
Berichte im OGSM-Portal hinzufügen
Der Aktionseigentümer berichtet im OGSM-Portal über den Fortschritt der Aktion. In einem Fortschrittsbericht gibt er eine Einschätzung des Fortschritts ab und schreibt eine kurze Erläuterung.
Anleitung: Fortschritt von Aktionen berichten
Agenda der monatlichen Sitzung
Die Sitzung konzentriert sich auf die Aktionen, die auf Orange und Rot stehen. Natürlich ist es gut zu erwähnen, welche Aktionen gut verlaufen, aber der Fokus liegt auf den Aktionen, die nicht nach Plan verlaufen.
Besprecht in der Sitzung alle Aktionen mit dem Status Orange oder Rot
- Was sind die Gründe, warum die Aktion nicht nach Plan verläuft?
- Was werden wir tun, um die Aktion zu verbessern oder zu beschleunigen?
- Verarbeitet dies im Aktionsplan.
Es geht dabei nicht um eine Beurteilung des Aktionseigentümers. Es kann sehr gute Gründe geben, warum eine Aktion nicht nach Plan verläuft: Abhängigkeit von der Zuarbeit eines anderen Teams, dringende Zwischenaktionen, Planungsfehler usw. Die Sitzung dient dazu, diese Gründe zu ermitteln und gemeinsam zu besprechen, wie das Team die Durchführung der Aktion verbessern kann.
Überblick über Aktionen im OGSM-Portal
Der Aktionsplan gibt einen Überblick über alle Aktionen im OGSM. In der monatlichen Sitzung konzentriert ihr euch nur auf die mittlere Spalte: die laufenden Aktionen. Fokussiert euch vor allem auf die Aktionen, die auf Orange oder Rot stehen.
Stellt den Aktionsplan auf dem Bildschirm dar und bittet die Aktionseigentümer, ihre Aktionen kurz zu erläutern.
Anleitung: Aktionsplan
Ihr könnt auch das OGSM-Berichtsdashboard verwenden. Hier seht ihr direkt die Erläuterung des Aktionseigentümers. Blendet die anderen Teile des OGSM aus, sodass der Fokus auf den Aktionen liegt.
Anleitung: Berichtsanzeige und -download im OGSM