Die OGSM-Plattform hat die Möglichkeit, Benutzern regelmäßig E-Mails zu senden, um sie daran zu erinnern, ihre Aktionen oder strategischen Entscheidungen zu aktualisieren. Die E-Mail enthält:
- Text, den der Administrator bearbeiten kann.
- Eine Übersicht über die Aktionen oder strategischen Entscheidungen des Benutzers. Es gilt:
- Es werden nur Aktionen mit dem Status 'Arbeitend' berücksichtigt.
- Archivierte Aktionen oder strategische Entscheidungen werden nicht in der E-Mail angezeigt.
Erinnerungen einstellen
Erforderliche Rechte: Administrator oder Teilnehmer
Nur Benutzer mit der Plattformrolle 'Administrator' können Erinnerungen einrichten.
- Klicken Sie auf der Startseite im linken Menü auf „Einstellungen“ und dann auf „Erinnerungen“.
- Klicken Sie oben rechts auf das Plus-Symbol, um eine neue Erinnerung zu erstellen.
- Fülle das Formular aus. Sie können Folgendes einstellen:
- Der Betreff der gesendeten E-Mail.
- Der Text, der in der E-Mail angezeigt wird. Darunter wird automatisch die Übersicht über Aktionen oder strategische Entscheidungen platziert.
- Beschreibung: Dieses Feld dient Ihrer eigenen Verwaltung. Die Beschreibung wird nicht in die E-Mail aufgenommen.
- Das Datum, an dem die erste Mahnung gesendet werden soll.
- Typ: bestimmt, ob der Speicher eine Liste von Aktionen oder strategischen Entscheidungen enthält.
- Wiederholung: Legen Sie fest, ob die Erinnerung alle X Wochen oder alle X Monate versendet werden soll.
- Anzahl Wochen/Monate: bestimmt das X. Wenn Sie eine 2 eingeben, wird die Erinnerung alle 2 Wochen/Monate verschickt.
- Frist: Wenn Sie hier ein Datum festlegen, werden nur Aktionen mit einer festgelegten Frist nach diesem Datum in die Erinnerungs-E-Mail aufgenommen. Aktionen ohne Frist erscheinen nicht in der E-Mail.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Erinnerung zu speichern.
Sie können mehrere Erinnerungen festlegen. Also zum Beispiel jeden Monat eine Erinnerung für die Aktionen und eine Erinnerung alle 3 Monate für die strategischen Entscheidungen.